Süreç takibi, resmî sistem değil
Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezlerinde destek eğitim süreci, öğrencinin rehberlik ve araştırma merkezi (RAM) tarafından verilen raporuyla başlar. Raporda öğrencinin alacağı destek eğitim programı ve geçerlilik süresi yer alır. Merkez, raporun geçerli olduğu süre boyunca öğrenciye programına uygun seansları verir, devamı kaydeder ve ay sonunda resmî işlemleri yapar. Bu işlemler resmî sistemlerde, kurumun yetkili kullanıcıları tarafından yürütülür.
Adımlık bu resmî sistemlerin yerine geçmez ve onlara bağlanmaz. Yazılımın görevi, resmî işleme gelmeden önceki bütün hazırlığı düzenli tutmaktır: hangi öğrencinin raporu ne zaman bitiyor, bu ay kim kaç seans aldı, hangi seansın veli imzası eksik, dökümde tutarsızlık var mı. Ekranlarda bu yüzden "MEB destek eğitim süreci (demo takip)" ifadesi ve gri bir demo notu yer alır. Resmî arayüzlerin görünümü, logosu ya da renkleri kullanılmaz. Bu ayrım bilinçlidir: kullanıcı hangi ekranın iç hazırlık, hangisinin resmî işlem olduğunu her zaman açıkça bilmelidir.
RAM rapor süresi ışıkları
Her öğrencinin dosyasında rapor numarası, rapor tarihi, geçerlilik bitiş tarihi ve destek eğitim programı türü bulunur. Bitiş tarihine göre üç durum vardır: geçerli, yaklaşan ve süresi geçmiş. Yaklaşan eşiği varsayılan olarak 60 gündür. Durum, yan yana üç küçük daireyle ve mutlaka metinle gösterilir: "Geçerli · 214 gün", "Yaklaşan · 23 gün kaldı", "Süresi geçti · 6 gün önce". Renk körlüğü olan bir kullanıcı da durumu metinden okur.
Rapor süresi listesi, öğrencileri kalan güne göre sıralar. Ön büro bu listeden veliye yenileme hatırlatması gönderebilir; gönderilen hatırlatma öğrenci dosyasına not olarak düşer. Raporu geçmiş bir öğrenci için yeni seans planlanmak istendiğinde planlama ekranı uyarır. Uyarı engelleyici değildir, çünkü yenileme süreci devam ediyor olabilir; ama karar ve gerekçe işlem günlüğüne kaydedilir. Rapor süresinin izlenmesiyle ilgili ayrıntılar RAM raporu ve destek eğitim süreci rehberinde yer alır.
Günlük yoklama
Yoklama ekranı ön büronun gününe göre düzenlenmiştir. Sabah o günün seansları saat sırasıyla listelenir; öğrenci geldiğinde "yapıldı", gelmediğinde "gelmedi", sağlık raporu varsa "raporlu", merkez kaynaklı bir nedenle yapılamadıysa "iptal" işaretlenir. Toplu işaretleme vardır: aynı servisle gelen ve servis geciktiği için ilk seansı kaçıran öğrenciler tek seferde işaretlenebilir. Raporlu ve iptal seanslar telafi adayı olarak planlama ekranına düşer.
Aylık seans dökümü
Ay sonunda döküm ekranı her öğrenci için bireysel ve grup seanslarını ayrı ayrı toplar ve aylık hakla karşılaştırır. Hakkı aşan seans, eksik kalan hak ve telafi edilen seanslar ayrı sütunlarda görünür. Ücretli ek seanslar dökümün dışında tutulur ve finans modülünde ayrıca izlenir. Döküm satırında bir tutarsızlık varsa (örneğin raporu ay ortasında biten bir öğrencinin raporun bitiminden sonraki seansları) satır işaretlenir ve neden yazılır.
Döküm CSV olarak dışa aktarılabilir ve A4 olarak yazdırılabilir. Demoda bu çıktılar örnek ücretlerle hesaplanır; güncel tarife MEB'ce belirlenir ve kurulumda kurumun kullandığı değerler ayarlara girilir. Aylık hakkın nasıl hesaplandığını görmek için aylık seans hakkı ve telafi yazısını okuyabilirsiniz.
Eksik imza ve belge listesi
Ay sonunda en çok vakit kaybettiren iş, eksik imzaların peşine düşmektir. Adımlık, "yapıldı" işaretlenmiş ama veli imzası ya da dijital onayı alınmamış seansları öğrenci bazında toplar. Ön büro, veli merkeze geldiğinde listeyi açar ve eksik imzaları tek ekrandan tamamlar; veli uygulamasını kullanan veliler seans onayını telefonundan da verebilir. Aynı ekranda öğrenci dosyasında eksik kalan belgeler (rapor fotokopisi, açık rıza formu, sağlık bilgi formu) da listelenir.
Finansla bağlantı
Döküm, finans modülünde destek eğitim alacağı olarak örnek tutarla görünür. Tahsil edildi, bekliyor ve eksik belge nedeniyle bekletiliyor durumları ayrı izlenir. Ücretli ek seanslar ve diğer gelir-gider kalemleri aynı modülde yer alır. Muhasebe rolündeki kullanıcı bu ekranları görür ama öğrencilerin klinik verisini, BEP'lerini ve seans notlarını göremez.
Kim neyi görür?
Süreç takibi ekranları birçok rolün ortak çalışma alanıdır ama her rol aynı bilgiyi görmez. Ön büro yoklamayı alır, rapor süresi listesini ve eksik imzaları izler; öğrencinin BEP'ini, seans notlarını ve davranış kayıtlarını görmez. Muhasebe dökümün sayılarını ve örnek tutarlarını görür, klinik içeriğe erişmez. Koordinatör ve müdür bütün tabloyu görür. Uzmanlar yalnız kendi öğrencilerinin devam bilgisini izler. Rapor ve döküm ekranlarının açılması da erişim günlüğüne yazılır; özel nitelikli kişisel veri içeren bir öğrenci dosyasını kimin ne zaman açtığı sonradan bulunabilir. Ayrıntılar güvenlik ve KVKK sayfasındadır.
Kurulumda neler yapılır?
Kurulumda öğrencilerin rapor tarihleri ve programları mevcut kayıtlardan aktarılır, kurumun yaklaşan rapor eşiği ve ücret değerleri ayarlanır, yoklama ve döküm ekranları kurumun iş bölümüne göre rollere dağıtılır. Resmî sistemlerle ilgili işlemler kurumun yetkili kullanıcılarıyla, ilgili sistemlerin kendi arayüzlerinden yapılmaya devam eder. Kurulum adımları için kurulum ve veri aktarımı sayfasına bakabilirsiniz.
