Planlama neden zordur?
Bir özel eğitim ve rehabilitasyon merkezinde haftalık plan, üç ayrı kaynağın kesişimidir: odalar, uzmanlar ve öğrenciler. On beş odalı, yirmi altı uzmanlı ve iki yüzü aşkın öğrencili bir merkezde haftada yüzlerce seans yerleşir. Her öğrencinin aylık bireysel ve grup hakkı, okul saatleri, servis güzergâhı ve hangi uzmanlıktan destek aldığı farklıdır. Dil ve konuşma terapisi kendi odasında, ergoterapi duyu bütünleme odasında, fizyoterapi salonda yapılır. Bu kısıtlar kâğıt çizelgede ya da hesap tablosunda izlenirken tek bir değişiklik, zincirleme başka değişikliklere yol açar. Adımlık seans planlama ekranı her yerleştirmede bütün kısıtları birlikte kontrol eder.
Haftalık ızgara
Planlama ekranında iki görünüm vardır. Oda × saat görünümünde sütunlar odalardır; boş bir odanın hangi saatlerde kullanılabileceği bir bakışta görünür. Uzman × saat görünümünde sütunlar uzmanlardır; bir uzmanın gününün ne kadar dolu olduğu, arada boşluk kalıp kalmadığı buradan okunur. Satırlar seans başlangıç saatleridir; demoda 45 dakikalık seanslar ve 10 dakikalık aralar kullanılır, bu değerler ayarlardan değiştirilebilir.
Her seans kartı keten zeminli küçük bir karttır: öğrencinin kısa adı, uzman, seans türü ve durum. Kartın sol kenarındaki ince şerit uzmanlığı gösterir. Kartlar sürükle-bırak ile taşınır; dokunmatik ekranda uzun basıp sürüklemek yeterlidir. Klavyeyle çalışanlar için her kartta "taşı" menüsü vardır. Izgaranın üstündeki süzgeçle yalnız bir uzmanlığın, bir odanın ya da bir öğrencinin seansları gösterilebilir; kalabalık bir haftada aranan kart böylece hemen bulunur.
Bırakmadan önce çakışma kontrolü
Bir kart yeni bir hücreye bırakılmadan önce yazılım şu soruları sorar: Bu uzmanın bu saatte başka seansı var mı? Bu oda bu saatte dolu mu ya da grup dersliğinin kapasitesi doldu mu? Öğrencinin bu saatte başka bir uzmanla seansı var mı? Odanın uzmanlık türü uzmanın branşına uygun mu? Uzman bu gün izinli mi ya da bu gün çalışma günü değil mi? Öğrenci servisle geliyorsa servis bu saatten önce merkeze varmış oluyor mu?
Herhangi biri olumsuzsa hücre kırmızı kesik çerçeveyle işaretlenir ve nedeni metinle yazar: "Uzman çakışması: Selin Aydın 10:20'de Derslik 3'te" gibi. Renk tek başına uyarı değildir; her çakışmanın adı ve açıklaması vardır. Çakışma türlerinin ayrıntılı anlatımı için çakışmasız seans planlama rehberine bakabilirsiniz.
Uygun saat önerisi
Yeni bir seans eklerken boş hücre aramak yerine "uygun saatleri göster" denebilir. Yazılım, öğrencinin mevcut seanslarını, servis varış ve kalkış saatini, uzmanın çalışma günlerini ve odaların doluluğunu birlikte değerlendirip o hafta için uygun saatleri listeler. Liste uzmanlık-oda uyumuna göre sıralanır; ilk öneri genellikle en az değişiklik gerektiren saattir.
Aylık hak ve telafi
Destek eğitim alan öğrencinin aylık bireysel ve grup ders saati hakkı vardır; demoda örnek olarak bireysel 8 ve grup 4 seans kullanılır, gerçek hak öğrencinin raporuna ve güncel düzenlemeye göre belirlenir. Planlama ekranında öğrenci seçildiğinde bu ayki durum görünür: yapılan, planlı, kalan ve telafi edilebilir seans sayısı.
Gelmedi, raporlu ve iptal durumları birbirinden ayrı tutulur, çünkü telafi açısından farklı sonuçları vardır. Öğrencinin raporlu olduğu ya da merkezin iptal ettiği seans, ay içinde kalan hak kadar telafi edilebilir; telafi seansı planlandığında asıl seansla ilişkilendirilir. Hakkı aşan bir seans planlanmak istenirse yazılım uyarır ve ücretli ek seans seçeneğini sunar. Hesabın nasıl yapıldığını kendi örnek değerlerinizle görmek için seans hakkı hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Takvim kuralları
Pazar günleri ve resmî tatillerde seans planlanamaz; bayram arifelerinde öğleden sonra kapalıdır. Bu kurallar takvim katmanında tanımlıdır ve hem ızgarada hem de sabit plandan ay üretilirken uygulanır. Bir öğrencinin sabit haftalık planı (örneğin salı ve perşembe 10:20) ayın seanslarına dönüştürülürken tatile denk gelen günler atlanır ve ayın gerçekte kaç seans aldığı hesaplanır.
Değişiklikler ve bilgilendirme
Plan sabit kalmaz: uzman izne çıkar, öğrenci okul saatini değiştirir, servis güzergâhı yenilenir. Adımlık'ta bir seansın saatinin ya da odasının değişmesi, işlem günlüğüne eski ve yeni değeriyle yazılır. Değişiklik bir veliyi ilgilendiriyorsa veli uygulamasında haftalık program güncellenir ve isteğe bağlı bildirim gönderilir. Velinin uygulamadan istediği iptal ya da telafi talepleri koordinatörün ekranına düşer; onaylanan talep doğrudan ızgaraya yansır. Bu sayede telefonla alınan ve not kâğıdında kaybolan değişiklik istekleri azalır, kimin neyi ne zaman değiştirdiği her zaman bulunabilir.
Planın geri kalan sisteme etkisi
Planlanan seans terapist tabletinde günün listesine, ön büronun yoklama ekranına ve velinin haftalık programına aynı anda düşer. Yoklamada "yapıldı" işaretlenen seans aylık devam dökümüne girer; veli imzası ya da onayı eksikse eksik imza listesinde görünür. Böylece plan, devam ve döküm tek veri üzerinden yürür; ay sonunda üç ayrı listeyi birbirine uydurmak gerekmez. Ay sonu süreci için MEB destek eğitim süreci takibi sayfasına bakabilirsiniz.
